La Duke University dessert un vaste campus VoIP grâce au XMediusFAX^MD SP

Le client

La Duke University, une importante université américaine établie à Durham en Caroline du Nord, est composée de plus de 200 édifices et accueille plus de 13 000 étudiants et 29 000 employés. Elle compte parmi ses établissements le Duke Clinical Research Institute (DCRI), la plus grande organisation de recherche clinique universitaire au monde, ainsi que la Fuqua School of Business, une école de gestion reconnue à l’échelle planétaire.

Le défi

Au DCRI de Duke, les études et rapports cliniques sont cruciaux pour les membres de l’équipe – plus de 900 employés et 5 000 chercheurs. Il est vital que ceux-ci soient transmis de façon rapide, sécurisée et confidentielle par la vaste infrastructure de télécommunications de Duke. Le fournisseur de fax précédent, Captaris, n’a pas réussi à satisfaire les exigences d’affaires du DCRI avec son serveur de fax RightFax. Captaris exigeait des sommes importantes afin de mettre à jour et de renouveler le service, et le DCRI refusait de les verser. Finalement, Captaris a mis un terme au service à la clientèle et le système hérité RightFax a cessé de fonctionner.

En plus des problèmes de fournisseur de fax rencontrés par le DCRI, Duke « a fait face il y a quelques années à une croissance non maîtrisée du nombre de systèmes PBX, nous obligeant à gérer une multitude de systèmes disparates qui ne peuvent faire partie d’une solution centralisée plus importante », a déclaré Robert Johnson, directeur de l’infrastructure de communications au service des technologies de l’information (OIT) de Duke.

Par conséquent, l’OIT de Duke a déterminé qu’il fallait mettre en place une solution de fax unique à l’échelle du campus qui :

• s’intégrerait de façon transparente à un environnement VoIP;
• éliminerait la dépendance aux coûteux modems de fax;
• disposerait d’une comptabilité des communications intégrée qui permettrait une facturation rétroactive précise pour l’ensemble de l’utilisation du fax;
• assurerait la confidentialité des fax pour chaque hôpital, école, faculté, etc.;
• serait compatible avec divers outils de gestion de données existants, tels que le système de rapports Siebel du DCRI.

La solution

En plus des problèmes de mise à jour et de renouvellement, Captaris (RightFax) ne pouvait pas satisfaire les exigences du DCRI, c’est-à-dire de posséder un système de serveur de fax IP (FoIP) T.38 qui s’intègre de façon transparente au Communication Manager d’Avaya.

Le DCRI a sélectionné le XMediusFAX de Sagemcom puisqu’il s’agissait de la seule solution de FoIP T.38 sans cartes testée conforme à Avaya et certifiée pour le Communication Manager d’Avaya. De même, les responsables de la Fuqua School of Business ont été très impressionnés par le nombre important d’avantages et de fonctionnalités offerts par le XMediusFAX; ils ont donc eux aussi passé une commande.

Ainsi, l’OIT de Duke a envisagé la possibilité d’un déploiement à l’échelle de l’université. « Nous avons sélectionné le XMediusFAX parce qu’il est compatible avec notre environnement multifournisseurs, qui utilise une interface VoIP Avaya. De plus, il est extensible et facile à déployer, a déclaré Robert Johnson. Après que deux services distincts eurent sélectionné le XMediusFAX, nous avons décidé de l’implanter partout à l’université ainsi que dans notre secteur hospitalier.  Puisque le XMediusFAX SP est une solution entièrement logicielle, nous n’aurons qu’à augmenter le nombre de licences de canaux de fax au fur et à mesure que l’utilisation s’accroîtra. Il n’y aura aucun besoin d’acheter ni d’implanter du matériel supplémentaire. »

Résultats et avantages

Au lieu de ses problèmes de fournisseurs actuels et de ses services de classe inférieure, Duke possède maintenant :

• un serveur FoIP centralisé partagé qui dessert de façon sécurisée tous ses hôpitaux, écoles, facultés et étudiants (ainsi que le mécanisme de rapport de facturation rétroactive adéquat);
• pour le DCRI – l’intégration avec le système Siebel afin de traiter et d’envoyer les rapports de recherche.

« Le XMediusFAX nous permet de desservir tout le campus ainsi que le secteur hospitalier à l’aide d’une solution de serveur de fax unique. L’implantation, la formation et la maintenance régulière demeureront simples et rentables » a déclaré Johnson.

Duke a la certitude d’obtenir un rendement du capital investi (RCI) extrêmement rapide en raison :

• de l’élimination des cartes de fax coûteuses;
• de la réduction du nombre de lignes de fax;
• des économies réalisées sur le papier, l’encre et les autres fournitures nécessaires dans un environnement de fax traditionnel;
• des avantages liés au fait que les fax partagent la boîte de réception commune des courriels et de la messagerie vocale (communications unifiées).

Puisque les membres de l’équipe de Duke peuvent faxer par le système IP à partir du bureau, ils bénéficient d’une augmentation de la productivité. En effet, des études ont montré que les employés peuvent gagner jusqu’à 40 minutes par jour puisque les fax arrivent directement dans leur boîte de réception de courriel ou sur des imprimantes sécurisées, plutôt que dans des aires communes.

De plus, même s’ils s’attendent à ce que le système atteigne 150 à 200 canaux, la capacité de fax future de Duke est assurée. En effet, grâce à son architecture hautement extensible, le XMediusFAX SP peut prendre en charge jusqu‘à 480 canaux par serveur de fax IP. En outre, Duke peut compter sur les mises à jour complètes et sur le soutien à la clientèle inégalé de Sagemcom.