XMediusFAXMD Édition SP fait ses classes à l'Université de Montréal
Le client
L'Université de Montréal (UdeM) est une université publique francophone située à Montréal, Québec, Canada. Fondée en 1878, elle est la plus importante université au Québec et la deuxième en importance au Canada sur le plan du nombre d'étudiants. Avec ses 13 facultés et ses 650 programmes de premier cycle et de cycles supérieurs, y compris 71 programmes de troisième cycle, l'UdeM se classe parmi les plus importantes universités au monde.
L'Université possède une imposante infrastructure technologique sophistiquée afin de soutenir l'enseignement, la recherche et les fonctions administratives.
Dans cette infrastructure, le fax joue un rôle clé : il s'agit d'une composante essentielle des communications. En effet, la majorité des employés continuent de dépendre du fax pour effectuer des tâches administratives au quotidien.
De nombreux types de documents sont envoyés et reçus par fax, dont des contrats, des factures, des lettres de notification, des formulaires ou tout simplement des renseignements généraux.
La majorité de ces documents sont considérés comme très importants et sont souvent obligatoires en vertu de la loi. Depuis dix-huit mois, la solution de fax sur IP (FoIP) T.38 XMediusFAX Édition SP de Sagemcom est utilisée à l'UdeM.
Le défi
Avant l'implantation de la solution logicielle XMediusFAX, un parc d'appareils de fax analogiques traditionnels et de périphériques multifonctions (MFD) XEROX, plus polyvalents, était utilisé dans tous les services de l'UdeM. Les appareils de fax analogiques avec technologie d'impression au laser intégrée fonctionnaient bien. Toutefois, ils étaient devenus désuets et devaient être remplacés. De plus, ces appareils de fax monovalents engendraient des coûts associés aux lignes analogiques, à l'entretien et aux fournitures.
Avant de remplacer son système de fax désuet, l'UdeM voulait analyser les nouvelles technologies disponibles sur le marché. Qui plus est, l'optimisation de son parc actuel de MFD XEROX constituait une grande priorité.
La stratégie visant à moderniser les opérations de fax à l'UdeM devait respecter plusieurs critères clés, à savoir :
- Proposer une période de récupération de trois ans, évitant ainsi d'augmenter les taux facturés aux services individuels;
- Être compatible avec le parc existant de MFD XEROX.
Le processus de sélection
Pour l'aider à analyser ses besoins en matière de fax et à explorer les solutions offertes par les divers concurrents sur le marché, l'UdeM a fait appel à une société d'experts-conseils.
En plus de la solution XMediusFAX de Sagemcom, d'autres solutions, notamment DM Fax Server d'Imecom, NET SatisFAXtion de FaxBack et Rightfax de Captaris (maintenant OpenText) ont été analysées.
Par ailleurs, parce que l'UdeM est une organisation parapublique, elle devait utiliser un processus de soumission publique pour faire son choix.
Après avoir considéré tous les aspects des différentes solutions, et en tenant compte des recommandations de Gartner et Cisco, l'UdeM a choisi la solution de serveur de fax XMediusFAX. Les facteurs ayant influencé la décision de sélectionner XMediusFAX étaient la capacité d'intégration à Microsoft Exchange, la disponibilité du logiciel en français, et la facilité d'utilisation et de gestion qu'offrait la solution.
La solution
En choisissant la solution XMediusFAX, l'UdeM a implanté un système redondant à 15 canaux interopérant avec une dorsale VoIP Cisco pour ses communications de fax. La solution XMediusFAX a été déployée avec l'assistance de Bell, un partenaire/revendeur de Sagemcom qui est intervenu dès le début de la négociation et qui a notamment effectué les tests du produit. Pendant la phase de déploiement, tous les problèmes techniques ont été réglés par les techniciens de Bell et de Sagemcom – l'implantation s'est ainsi déroulée sans heurt.
Le service d'impression de l'UdeM a supervisé le déploiement de la solution XMediusFAX. Initialement, cinq services ont migré vers le nouvel environnement de fax; les employés de ces services peuvent maintenant faxer directement de leur ordinateur de bureau. La nouvelle solution de fax a également permis à l'UdeM d'intégrer facilement son parc actuel de MFD XEROX et ainsi d'harmoniser la numérisation aux opérations de fax.
Après une simple formation, le service d'impression était fonctionnel et a maintenant la responsabilité d'offrir de la formation à l'interne aux autres services. À ce jour, l'UdeM n'a rencontré aucun problème lié à la qualité des fax. Les utilisateurs trouvent que la solution logicielle XMediusFAX est flexible et qu'elle répond à leurs besoins. De plus, tous les problèmes qui sont survenus après le déploiement ont été réglés rapidement par l'équipe de soutien technique de Sagemcom.
Résultats et avantages
Comme il s'agit d'une solution entièrement logicielle, XMediusFAX satisfait aux exigences de l'UdeM.
La solution XMediusFAX Édition SP déployée procure à l'Université les avantages et résultats suivants :
- Envoi de fax à partir des applications de Microsoft Office sans devoir les imprimer;
- Administration simplifiée pour l'utilisateur final;
- Productivite ́accrue par l'élimination des processus manuels associés à l'ancien système de fax;
- Haut niveau d'extensibilité, permettant à l'Université de satisfaire aux exigences de son campus en croissance et de ses campus satellites;
- Optimisation du parc de MFD existant;
- Réduction du coût total de possession (TCO) de son infrastructure de fax par l'élimination des appareils de fax et des coûts de maintenance et de fournitures associés;
- Réduction de la quantité de papier utilisé (c.-à-d. que les utilisateurs n'impriment que les pages et les documents les plus importants).
