L’American Chartered compte sur XMediusFAXMD
pour son environnement
VoIP Avaya
Le client
Située dans la région métropolitaine de Chicago, l’American Chartered Bank est, avec ses 14 sites, la principale banque du nord-ouest de la banlieue de l’Illinois. Il s’agit d’une banque à réseau et commerciale universelle qui sert les petites et moyennes entreprises privées ainsi que les particuliers. Sa mission est de fournir aux clients les meilleurs produits et services bancaires, et d’offrir un service à la clientèle exceptionnel en tout temps.
Le défi
Les fax sont d’une extrême importance pour l’American Chartered Bank (ACB). La presque totalité des 450 employés de l’ACB transmet d’importants documents financiers chaque jour. De plus, 40 % de ces employés sont considérés comme étant de gros utilisateurs de fax qui envoient et reçoivent chaque mois des milliers de pages contenant de l’information de nature confidentielle sur des comptes et des prêts ainsi que d’autres documents bancaires. Une grande quantité de ces fax sont créés aux postes de travail des employés et imprimés dans le seul but d’être faxés.
L’ACB utilisait 40 appareils de fax autonomes connectés à des lignes téléphoniques de base afin de supporter cet environnement au sein duquel le fax joue un rôle capital. Cela représentait non seulement une importante dépense d’équipement, mais également des dépenses constantes en matière de services et d’approvisionnement.
Récemment, l’ACB a confié la mise à niveau de son ancien système PBX à CCC Technologies, un partenaire d’affaires d’Avaya de niveau Gold. CCC a mis en place un système VoIP au cœur duquel se trouve un Communication Manager d’Avaya. Peu après avoir implanté son système VoIP, l’ACB a décidé d’examiner la possibilité de transférer son trafic de fax, qui passait par des appareils de fax autonomes, vers une solution de serveur de fax qui :
- transmettrait les fax directement aux postes de travail et dans les boîtes de réception de courriel des employés;
- permettrait aux employés d’envoyer des fax à partir des applications Microsoft Office sans avoir à les imprimer;
- réduirait la quantité de papier utilisé (p. ex., permettrait de n’imprimer que les documents et les pages les plus importantes);
- augmenterait le niveau de sécurité, puisque les fax de nature confidentielle ne seraient plus exposés à la vue de tous;
- s'intégrerait de façon transparente à son Communication Manager d’Avaya et offrirait ainsi une solution complète de fax sur IP;
- réduirait le coût total de possession (TCO) de son infrastructure de fax (c’est-à-dire, éliminerait les appareils de fax et les coûts d’entretien et d’approvisionnement connexes).
La solution
Après avoir évalué plusieurs produits, l’ACB a constaté que XMediusFAX était la seule solution de serveur de fax qui s’intégrerait à son système VoIP Avaya et qui offrait les caractéristiques robustes pour les utilisateurs finaux qu’elle désirait. L’ACB avait envisagé l’achat d’un produit MultiTech, mais celui-ci n’offrait ni une solution robuste, ni l’intégration FoIP; il nécessitait donc l’utilisation de connexions analogiques et/ou de circuits distincts.
L’ACB avait également pensé à RightFax de Captaris, mais son emploi nécessitait l’achat d’un coûteux élément tiers pour s’intégrer au réseau Avaya; ce qui n’aurait toujours pas permis à l’ACB d’optimiser complètement son infrastructure de VoIP, comme elle pouvait le faire avec XMediusFAX. De plus, RightFax n’avait pas été certifié conforme à Avaya.
CCC Technologies a également souligné que XMediusFAX est une solution évoluée de FoIP sans cartes qui fait sa marque depuis plus de cinq ans et qui a été conçue à partir de zéro pour permettre la transmission des fax sur IP, alors que le produit RightFax de Captaris préconise l’ancienne approche qui consiste à utiliser une carte de fax.
Comme promis par CCC Technologies et Sagemcom, XMediusFAX s’est installé de façon transparente avec le Communication Manager d’Avaya de l’ACB. Gary Peters, deuxième vice-président des systèmes d’information de l’ACB, a déclaré : « XMediusFAX prétendait offrir une “intégration transparente”, et maintenant que nous l’avons installé et utilisé, nous pouvons dire que c’est absolument vrai. Un seul écran nécessite une mise à jour au fur et à mesure que nous ajoutons des numéros de SDA à nos services de fax. »
Résultats et avantages
L’ACB profite maintenant des avantages de XMediusFAX, et ce, à tous les niveaux de l’organisation. Les administrateurs ont déclaré que le produit « faisait tout ce qu’on leur avait promis et était très facile à administrer ». L’ACB est également impressionnée par la formation pour l'installation du système de Sagemcom et par le soutien qui a suivi l'installation. Selon Peters, « le niveau de soutien offert par Sagemcom a été aussi élevé que ce à quoi nous nous attendions, sinon meilleur. L’entreprise compte un personnel très bien informé et sympathique avec lequel il est agréable de travailler. »
Les utilisateurs finaux de l’ACB sont particulièrement enthousiasmés par le client SendFAX, qui possède de nombreuses caractéristiques qui leur permettent d’assembler les documents à envoyer par fax à partir de leurs applications Microsoft Office, d’ajouter les pages couvertures appropriées et de faxer les documents depuis leur poste de travail. Cela leur fait également gagner du temps – plus d’allers-retours à l’appareil de fax. En outre, Peters ajoute que « tout le monde apprécie le fait de pouvoir recevoir les fax dans leur boîte de courriel et de n’imprimer que les éléments dont ils ont vraiment besoin ».
Pour l’ACB, le partenariat de Sagemcom avec CCC Technologies constitue un jumelage parfait : la solution de serveur de fax XMediusFAX T.38 sans cartes optimise l’environnement VoIP Avaya de l’ACB, tout en offrant aux utilisateurs des avantages importants ainsi que des économies substantielles.
