Express Capital utilise quotidiennement le XMediusFAX pour recevoir jusqu’à 400 documents vitaux – formulaires de prêt et expertises totalisant jusqu’à 50 pages – rapidement et efficacement au sein de son infrastructure Cisco de VoIP et de messagerie unifiée.

Le client

Express Capital Lending est un prêteur en gros ciblé qui se spécialise dans les produits de prêt ALT-A qui s’adressent aux courtiers hypothécaires. La société emploie 165 personnes, dont 99 % dépendent du fax pour leurs besoins d’affaires quotidiens. Avec ses trois bureaux aux États-Unis, deux en Californie et un en Floride, Express Capital Lending avait besoin d’une solution de fax pour son réseau VoIP afin d’aider ses courtiers hypothécaires, ses syndicataires et ses responsables des prêts à être plus efficaces et rapides dans leur transmission de documents vitaux : formulaires de prêt et expertises.

Le défi

L'entreprise était à la recherche d’une solution de fax qui réduirait les coûts en plus de s’utiliser directement à partir du client de courriel. Cette solution devait être en mesure de faire le suivi et de transmettre les 350 à 400 fax entrants, certains étant plutôt volumineux, que reçoit Express Capital quotidiennement. Les formulaires d’expertise hypothécaire d'Express Capital comptent généralement entre 40 et 50 pages.

Il était impératif que les fax soient faciles à retrouver et qu’ils se classent aisément. « Avant, les fax étaient des documents papier que nous imprimions, joignions aux documents de prêt et classions par la suite. Nos fax étaient difficiles à rechercher. Nous avions besoin d'une solution qui soit en mesure d’archiver les fax afin que ceux-ci soient faciles à récupérer 30 à 40 jours plus tard », a déclaré Kelvin Bustillo, vice-président directeur des TI et de l’organisation matérielle chez Express Capital Lending.

De plus, il arrivait que des fax vitaux soient perdus ou mis au rebut par les fax analogiques de l'entreprise. Express Capital avait besoin d’une solution de fax IP qui améliorerait son flux des travaux.

La solution

L'entreprise a découvert le XMediusFAX de Sagemcom par son investisseur, qui avait choisi le XMediusFAX après avoir testé les solutions les plus importantes offertes sur le marché.

« Notre investisseur a utilisé Captaris RightFax en mode démo pendant quelques mois, mais la solution présentait des problèmes en ce qui a trait à l'impression et à la visualisation des documents de grand format. De plus, RightFax a été compliqué à installer et il requérait des cartes de fax et des serveurs coûteux. Lorsque j’ai découvert que le XMediusFAX fonctionnait sans cartes, j’ai été épaté », a dit Kelvin Bustillo.

En avril 2003, Express Capital Lending a emprunté le même chemin et a déployé le XMediusFAX Édition Enterprise de Sagemcom au sein de son infrastructure VoIP Cisco, qui comprend Cisco Unity, la messagerie unifiée et Cisco CallManager.

Le XMediusFAX a été plus facile à mettre en fonction que RightFax. J’ai été surpris que cela prenne seulement 30 à 45 minutes. J’ai installé la passerelle de courriel, saisi un SDA, configuré un profil, testé la tonalité d'invitation à numéroter et c’était terminé! », a mentionné Kelvin Bustillo.

Depuis, la productivité de cette organisation s'est améliorée. Les investisseurs, les courtiers et les syndicataires n’ont plus à effectuer des allers-retours aux fax. Ils ont maintenant accès à toutes les composantes de la messagerie unifiée et ils contrôlent le processus de fax, et ce, à partir de leur propre boîte de réception du courriel. « Notre personnel n’a plus à passer ses journées à se demander si un fax important est arrivé », a poursuivi Kelvin Bustillo.

En outre, le XMediusFAX s’intègre à l’infrastructure d’accès Citrix MetaFrame d'Express Capital. « Nos employés peuvent envoyer et recevoir des fax de la maison ou lorsqu'ils sont sur la route. C’est très utile », a-t-il déclaré.

Les avantages

Les avantages pécuniaires à déployer le XMediusFAX ont été considérables pour Express Capital. Au total, Express Capital annonce des économies annuelles de plus de 40 000 $. Ces économies ont été réalisées sur les lignes téléphoniques analogiques de 19 fax et sur les coûts de l'encre, du papier et de l'entretien qui leur sont associés. De surcroît, les utilisateurs peuvent dorénavant transférer électroniquement des fax à d'autres personnes à l’intérieur et à l’extérieur de l'entreprise, ce qui économise le papier et améliore la productivité. Les documents de prêt sont traités plus rapidement, améliorant ainsi les résultats financiers de l’entreprise.

Et pour couronner le tout, les utilisateurs n'ont pas besoin de formation pour implanter le XMediusFAX.