La Carle Clinic se prescrit un nouveau remède pour le fax

Le client

L’un des plus importants groupes de médecine privée des États-Unis, la Carle Clinic Association, est composée de plus de 300 médecins qui pratiquent plus de 50 spécialités et sous-spécialités. Grâce à un réseau de 10 cliniques succursales, à une variété de soins offerts aux patients externes et à des programmes de résidence, les médecins de la Carle Clinic peuvent satisfaire les besoins en soins de santé partout dans le centre est de l’Illinois. Leurs employés – plus de 2500 – envoient environ 2000 fax par jour.

Le défi

Les employés de la Carle Clinic utilisent un système de dossiers médicaux électroniques qui génère des ordonnances électroniques. Ces dernières sont envoyées à une file d’attente de fax sortants où un dispositif de traitement en lots les sélectionne et les soumet au système de fax. Ce dernier les envoie ensuite aux pharmacies, où elles sont préparées pour les patients.

La Carle Clinic était insatisfaite du système actuel de fax Castelle parce qu’il ne pouvait pas adéquatement prendre en charge leur volume de fax toujours grandissant. Le produit de Castelle ne constituait pas un système fiable et à disponibilité accrue. Par conséquent, la Carle Clinic s’est mise à la recherche d’une nouvelle solution de serveur de fax qui :

• accroîtrait de façon significative les capacités existantes de fax sortants;
• interfacerait de façon transparente avec le système de dossiers médicaux électroniques;
• serait transparente pour les utilisateurs;
• supporterait la mise en grappe de serveur et l’équilibrage de charge;
• réduirait le nombre d’appels reçus par le centre d’assistance de la Carle Clinic;
• serait extensible afin de pouvoir prendre en charge une augmentation du volume de fax;
• serait prête pour le futur et permettrait ainsi une migration vers un réseau VoIP.

La solution

En raison de l’importance dans l’industrie des soins de santé de transmettre les fax au moment opportun, la Carle Clinic avait besoin d’une solution de fax fiable qui offrirait le meilleur service possible aux patients. « Le système que nous utilisons pour faxer nos ordonnances ne fait pas exception. En effet, lorsqu’il s’agit de bien-être de nos patients, la Carle Clinic exige toujours ce qu’il y a de mieux », a déclaré Mark Fred de la Carle Clinic.

Après avoir consulté plusieurs fournisseurs et avoir brièvement considéré un produit RightFax de Captaris, la Carle Clinic a sélectionné la solution LightningFAX^MD de Sagemcom. Ce choix a été justifié par l’intervention rapide et le service personnalisé de Sagemcom ainsi que par sa complète compréhension des exigences actuelles et futures de la Carle Clinic en matière de fax.  La recommandation finale comprenait une nouvelle infrastructure au cœur de laquelle se trouvait un serveur de fax logiciel LightningFAX Édition Enterprise.

Le flux des travaux de la solution de fax redondante de Sagemcom qui se trouve entre le système de dossiers médicaux électroniques et le RTPC comprend :

Pour l’interface des dossiers médicaux électroniques, la rastérisation et le traitement interne des fax :

• Un module API de LightningFAX s’intègre avec un système Epic
• Un module ActiveX de LightningFAX s’intègre avec un système IC-Chart de InteGreat
• Une passerelle Exchange de LightningFAX s’intègre avec un système serveur Microsoft Exchange

Pour la redondance, la connexion RTPC et la livraison des fax sortants :

• Un logiciel LightningFAX Édition Enterprise sur deux serveurs de mise en grappe Windows actifs/passifs
• Des pilotes LightningFAX sur deux PC Windows munis de cartes de fax numériques à 16 canaux connectées à deux lignes T1 partielles

Résultats et avantages

Grâce à l’implantation du LightningFAX, le volume de fax de la Carle Clinic s’est accru de façon spectaculaire. En fait, il est passé à 60 000 fax sortants par mois. Il s’agit d’un volume six fois plus élevé que les 8000 à 10 000 fax que pouvait envoyer le système Castelle.

La hausse spectaculaire du volume de fax est très impressionnante, mais les avantages incontestables du nouveau serveur le sont plus encore. Selon Mark Fred de la Carle Clinic, l’avantage le plus important du LightningFAX est « la tranquillité d’esprit. Nous n’avons plus à nous inquiéter à propos de l’envoi par fax de nos ordonnances. Le système fonctionne de façon fiable en arrière-plan et nécessite très peu d’entretien. »

La robustesse sous-jacente du LightningFAX signifie que tandis que le nombre de fax s’est multiplié, le nombre d’appels reçus par le centre d’assistance de la Carle Clinic a pour sa part diminué de façon spectaculaire. Les utilisateurs finaux ainsi que les employées tirent profit de l’augmentation de la productivité et ont entièrement confiance en leur nouvelle solution de fax.

Par ailleurs, maintenant que le LightningFAX primé satisfait de façon fiable tous les besoins actuels en matière de fax de la Carle Clinic, la direction de la clinique planifie déjà le déploiement de canaux supplémentaires. De plus, la possibilité d’une migration vers un réseau VoIP dans un avenir rapproché confirme que la Carle Clinic a sélectionné le fournisseur parfait pour satisfaire les besoins futurs : le chef de file mondial en fax IP sans cartes.