Le XMediusFAX^MD SP s’intègre au système de gestion médicale de TriWest dans 21 États.

Le client

Fondée en 1996, TriWest Healthcare Alliance est basée à Phoenix et emploie 1600 personnes dans les 21 États du secteur ouest desservi par TRICARE. TriWest contracte avec le U.S. Department of Defense (DoD) pour la fourniture de soins de santé économiques et de bonne qualité à trois millions de militaires actifs et retraités et leur famille.

TriWest venait tout juste de décrocher un gros contrat avec le DoD pour la gestion et l’administration du programme TRICARE dans 90 emplacements états-uniens de l’ouest du pays lorsqu’elle a été confrontée au besoin imminent de posséder une solution de fax pour entreprise sécurisée et conforme à la HIPAA et aux normes du gouvernement pour l’aider à traiter les demandes TRICARE.

Le défi

TriWest avait besoin d’un serveur de fax sécurisé, robuste et assez flexible pour prendre en charge les 6,6 millions de pages de fax entrantes et sortantes qu’elle traite annuellement. Ces fax, constitués principalement de demandes de services de soins de santé TRICARE, de rapports et de correspondance quotidienne, représentent une moyenne estimée de 554 000 pages de fax par mois, soit 28 000 par jour.

Étant donné cet important volume, le fax traditionnel requerrait beaucoup de temps et serait coûteux. TriWest voulait éliminer les coûts et les tracas imputables aux lignes téléphoniques analogiques ordinaires, au matériel spécialisé, aux fournitures, à l’encre et au papier.

TriWest était à la recherche d’un serveur de fax qui :

• offrirait une flexibilité accrue et fonctionnerait de pair avec les processus d'exploitation propres à TriWest pour visualiser, router, archiver et rechercher les fax;
• satisferait le délai de 10 semaines fixé dans le contrat avec le DoD, qui inclut du code personnalisé pour la gestion du flux du travail et des traces de vérification, ainsi que l’intégration au système de gestion médicale vital de TriWest (MaxMC);
• transmettrait de façon sécurisée les renseignements de santé ultraconfidentiels en regard des accords sur le niveau de service (SLA) des contrats gouvernementaux, conformément au Department of Defense Information Technology Security Certification & Accreditation Process (DITSCAP), et permettrait de maintenir la certification gouvernementale permettant de fonctionner (ATO);
• s’intégrerait de façon transparente avec les infrastructures existantes (c.-à-d. Microsoft Exchange, l’imagerie, la réponse vocale interactive (IVR), Active Directory, etc.)

La solution

Compte tenu du rôle vital des communications par fax dans les processus d'exploitation de TriWest, l'entreprise a rapidement réalisé les bénéfices globaux qui découleraient de l’implantation d’une solution utilisant les nouvelles technologies IP, telle que la solution pionnière de fax IP T.38 de Sagemcom. L’analyse des produits effectuée par TriWest incluait plusieurs leaders du marché du fax tels que Captaris RightFax, mais TriWest a choisi le XMediusFAX SP de Sagemcom pour plusieurs raisons, notamment :

• la nouvelle technologie IP – la première solution de fax IP ne requérant pas de cartes de fax;
• la technologie de classe transporteur, extensible et à tolérance de panne qui est flexible et facile d’utilisation;
• la relation privilégiée entre Sagemcom et Cisco;
• les caractéristiques intéressantes;
• le rapport prix/performance;
• et le profil d’entreprise jeune et dynamique de Sagemcom.

Les résultats et avantages

Sagemcom a travaillé d'arrache-pied de concert avec TriWest pour livrer :

• le produit de base XMediusFAX SP;
• l’intégration aux systèmes et infrastructures;
• les personnalisations importantes requises par TriWest.

Tout cela a été réalisé en respectant l’échéancier et selon le budget alloué. En fait, 10 courtes semaines ont suffi!

TriWest Healthcare Alliance est un client très satisfait. Par conséquent, les plans de croissance future de TriWest incluent le maintien d’un partenariat avec Sagemcom.

Le XMediusFAX procure notamment les avantages suivants à TriWest :

• des économies de 500 000 $ par année;
• une productivité accrue : la quantité de fax entrants et sortants pris en charge quotidiennement a pratiquement doublé, passant de 28 000 pages à 45 000 pages (18 000 fax) par jour;
• une hausse du nombre d'utilisateurs de fax, 90 emplacements comparativement aux 32 emplacements initiaux.

Et ce n'est pas tout, le XMediusFAX offre aussi les bénéfices suivants :

• l’intégration de la ROC dans le flux de traitement des fax;
• la création de traces de vérification pour stocker, traiter et gérer les notes cliniques, ce qui améliore ses fonctionnalités de réception/routage liées à l’intégration de la gestion des documents;
• et le soutien de TriWest dans l’atteinte de son objectif : posséder une infrastructure de messagerie unifiée (c.-à-d., l’intégration du courriel, du fax et de la voix).