XMediusFAXMC SP optimise le traitement du fax chez PNG, une division de Canwest Media
Le client
Pacific Newspaper Group (PNG), dont le siège social est en Colombie-Britannique, Canada, est une division de Canwest Media Publications inc. PNG, le plus grand éditeur de journaux au Canada, possède 10 quotidiens métropolitains majeurs, 23 journaux quotidiens, hebdomadaires et communautaires de plus petite envergure, et une entreprise de média interactif comprenant les sites Web canada.com et working.com.
Près de 60 % des 950 employés à temps complet de PNG utilisent les services de fax. Chaque jour, la société transmet et reçoit un volume allant de plusieurs centaines à quelques milliers de fax. Les documents envoyés et reçus comprennent des documents de bureau imprimés, des épreuves et relevés publicitaires et des copies de communiqués de presse. Les documents varient en importance : il peut s’agir d’épreuves publicitaires et de bons de commande très importants ou encore de fax poubelle.
Avant l’intégration de XMediusFAX dans son infrastructure de fax, PNG disposait d’un réseau réparti de 54 appareils de fax Canon reliés à un autocommutateur privé (PBX) de Nortel. PNG faisait fonctionner plusieurs appareils en mode jumelé et possédait une fonctionnalité de recherche automatique dans un groupement de ligne permettant le basculement automatique avec des accès réservés/priorisés pour assurer la réception des fax entrants. Les autres appareils étaient des équipements de bureau standards à utilisation générale pour la réception et l’envoi de fax internes et externes.
Le défi
PNG avait besoin d’une approche holistique qui pourrait optimiser l’architecture répartie et ainsi répondre à ses besoins immédiats tout en étant assez flexible pour s’adapter au projet de migration vers une infrastructure VoIP.
En tenant compte des besoins existants et futurs de PNG, XMediusFAX a été évalué sur le plan de sa capacité à éliminer progressivement les appareils de fax de la société et à s’intégrer à un système non VoIP. En effet, la société aurait un jour à migrer vers une infrastructure VoIP.
Dans sa stratégie de migration, PNG avait prévu intégrer des MFP qui pourraient être configurés pour envoyer des fax par des lignes téléphoniques analogiques. Ces appareils multifonctions (MFP) devaient fournir une capacité de retour à la normale après une panne si jamais un réseau ou un serveur de fax XMediusFAX éloigné faisait défaut. En configurant les logiciels propres aux MFP et au PBX de Nortel, PNG devait pouvoir commuter les périphériques MFP afin de faxer par des lignes téléphoniques analogiques ou par l’intermédiaire du serveur XMediusFAX.
PNG subissait sa part des problèmes habituels liés au fax, comme la plupart des sociétés utilisant des appareils de fax pour leurs besoins quotidiens. La société se fiait à une technologie classique inefficace requérant notamment de nombreux appareils de fax, des lignes téléphoniques analogiques ordinaires, d’autre matériel spécialisé et des fournitures telles que le toner et le papier, sans compter les frais interurbains.
La Solution
PNG a évalué plusieurs autres solutions de serveur de fax sur le marché. L’analyse de rentabilisation a orienté la société vers le logiciel de serveur de fax XMediusFAX édition SP de Sagemcom, qui utilise la technologie FoIP T.38. La solution offrait la gamme de fonctionnalités la plus polyvalente et promettait des économies alléchantes en raison de son ROI rapide.
En implantant une solution logicielle XMediusFAX SP à 12 canaux, PNG :
- a optimisé de manière rentable l’équipement existant en intégrant son PBX de Nortel par l’intermédiaire d’une passerelle SIP AudioCodes
- a éliminé 54 appareils de fax
- s’est donné la capacité d’ajouter d’autres divisions dans le futur et de configurer son système pour une gestion et des opérations autonomes
- s’est préparée pour une migration vers la VoIP afin de remplacer, dans le futur, son infrastructure de télécommunications
Le nouvel environnement de fax de PNG comprend des périphériques multifonctions (MFP) de HP munis du Digital Sending Software de HP qui interopère sans problèmes avec XMediusFAX. Les fax peuvent être routés par l’intermédiaire de certaines des anciennes lignes analogiques demeurées en place sur le PBX ou encore vers un dossier réseau qui les achemine à l’application XMediusFAX.
Résultats et avantages
En tant que gros utilisateur de services de fax, PNG peut maintenant bénéficier de la solution éprouvée XMediusFAX SP afin de gérer un grand nombre de fax et d’offrir un haut niveau d’extensibilité et de disponibilité.
En tant que solution complètement logicielle, XMediusFAX ne requiert aucun matériel supplémentaire ni de trousse tierce. PNG a graduellement éliminé ses appareils de fax, ce qui lui a permis de réaliser des économies sur les coûts d’entretien.
Grâce à l’ajout d’une application tierce de ROC à la solution XMediusFAX SP, le service des petites annonces du journal a supprimé l’étape de la numérisation manuelle pour la conversion des fax papier en petites annonces, améliorant du coup la productivité des employés.
