XMediusFAXMC L’Édition Enterprise livre « la marchandise du fax » chez Labatt Food Service
Le client
Labatt Food Service est une compagnie d’intérêt privé qui distribue des aliments et des produits connexes aux établissements qui nourrissent les gens qui les fréquentent au Texas, en Oklahoma et au Nouveau-Mexique à partir de quatre centres de distribution situés à San Antonio, Dallas, Lubbock et Houston. Labatt Food Service possède sept bureaux de vente, et sa clientèle, qui regroupe plus de 5000 clients comprenant des restaurants, hôtels, écoles, bases militaires, hôpitaux et opérateurs indépendants, est en croissance constante. En outre, la société jouit d’une grande notoriété dans le monde de la distribution à titre de leader de l’industrie dynamique, novateur et axé sur le client.
Plus de 20 % des 1250 employés de la société utilisent des services de fax. Sur une base quotidienne, l’entreprise reçoit approximativement 200 fax et transmet en moyenne 150 fax, qui peuvent se transformer en 600 fax en raison de processus départementaux internes qui se déroulent certains jours déterminés.
Les types de documents envoyés et reçus par les employés comprennent des bons de commande, des notes de service de comptabilité et des copies de factures. Et chacune de ces transactions est considérée comme étant vitale pour les activités quotidiennes de la société.
Avant d’adopter la solution de serveur de fax XMediusFAX de Sagemcom, l’infrastructure de fax de Labatt Food Service consistait en 16 lignes analogiques partant d’un contrôleur VG224 raccordé au Call Manager 4.2 de Cisco, lui-même branché sur un RocketModem localisé dans un serveur d’IBM. La société utilisait FAXmaker de GFI pour envoyer et recevoir des fax, et chaque port du système était dédié à un usage spécifique, à savoir envoyer, recevoir ou envoyer/recevoir. Chaque département possédait une ligne (peu de lignes de basculement), ce qui limitait son caractère fonctionnel et occasionnait fréquemment un signal d’occupation.
Le défi
Labatt Food Service était aux prises avec le très commun « problème du fax » associé à des technologies matérielles héritées et inefficaces. Parmi les problèmes rencontrés, on notait les suivants : des lignes analogiques qui se bloquent, des défaillances du processus d’établissement d’une liaison avec certains appareils en particulier, et un comportement en boucle causant des envois massifs de fax à une destination particulière en raison de configurations SMTP incorrectes.
Le fax était intégré aux systèmes de bons de commande et de comptabilité de Labatt Food Service, en plus de faire partie intégrante de leurs processus automatisés. L’utilisation du fax était aussi répandue que celle du courriel et devait, par conséquent, être transparente. L’entreprise avait besoin d’une nouvelle solution de serveur de fax fiable et centralisée qui serait facile à gérer et offrirait un coût total de possession (TCO) plus faible, et ce, tout en résolvant tous les problèmes de fax de la société.
Pour être considéré, le nouveau système de fax devait satisfaire les conditions suivantes :
- Être une solution entièrement logicielle basée sur le protocole de FoIP T.38 normalisé
- Supporter les protocoles H.323 et MGCP
- S’intégrer à Active Directory
- Être compatible avec les machines virtuelles VMware
Le processus de sélection
Labatt Food Service a évalué les solutions concurrentes (c.-à-d., FAXmaker de GFI, RightFax de Captaris). Cependant, suivant les recommandations formulées par INX, un fournisseur national de solutions de technologie avancées, la société a été orientée vers la solution de serveur de fax XMediusFAX.
La solution
Labatt Food Service a choisi la solution de serveur de fax XMediusFAX Édition Enterprise pour remplacer son environnement de fax avec cartes. La solution native entièrement logicielle T.38 sans cartes XMediusFAX a été considérée comme « l’application par excellence » dont la société avait besoin comme base pour sa nouvelle infrastructure de fax. De plus, la relation de longue date entre Sagemcom et Cisco, et l’interopérabilité prouvée de ses solutions avec les produits de Cisco se sont révélées instrumentales dans le choix du XMediusFAX.
Labatt Food Service a déployé une solution de serveur de fax XMediusFAX Édition Enterprise à 8 canaux. Le système a été configuré de manière à fonctionner dans un environnement virtuel VMware sur Windows 2003 Server, et le H.323 a été intégré au Unified Communications Manager 6.1 de Cisco afin d’envoyer et de recevoir des fax à une combinaison de passerelles sécurisées H.323 et MGCP dans 8 villes.
Grâce à sa migration vers XMediusFAX Édition Enterprise, Labatt Food Service jouit maintenant des avantages procurés par une solution de serveur de fax IP entièrement logicielle et hautement extensible. De plus, la société n’aura qu’à obtenir des licences pour de nouveaux canaux, et non à se procurer du matériel, lorsque le trafic de fax augmentera.
Avantages et Résultats
Le déploiement de XMediusFAX Édition Enterprise chez Labatt Food Service a permis à la société et à ses employés de s’équiper d’une solution de fax fiable et robuste. Les problèmes relatifs au matériel ainsi que tous les autres « problèmes du fax » associés aux solutions de fax héritées ont tous été éliminés.
Aujourd’hui, la société estime que les caractéristiques fonctionnelles de XMediusFAX sont très avantageuses puisqu’elles rendent possible :
Avec seulement une formation minimale, VMI a facilement déployé le module réseau pour l’exécution des applications (NME) de Cisco dans le routeur ISR et a configuré l’environnement d’hébergement AXP. VMI bénéficie des avantages que procure aux environnements de succursales la solution rentable et optimisée pour les applications XMediusFAX édition AXP.
- La collecte de statistiques de contrôle des performances PM), afin de les lier à une application tierce
- L’utilisation de multiples canaux pour chaque système, plutôt que le ratio de 1:1 utilisé dans le monde analogique
- L’utilisation de logiciels d’exploration de bases de données existants afin de se lier à la base de données MySQL et de produire des rapports
- La réduction au minimum de l’encombrement du matériel et la réduction de la consommation d’énergie
- L’intégration à son système téléphonique actuel
- L’intégration à Active Directory
Les projets d’avenir de la société incluent l’utilisation des caractéristiques de redondance de XMediusFAX afin d’assurer la robustesse aux pannes par l’intermédiaire d’une configuration active-passive qui servira à mettre en place un site externe de reprise après sinistre.
En résumé, la société récolte actuellement les avantages opérationnels et financiers suivants:
- Un taux de succès des fax accru et l’augmentation de la satisfaction des utilisateurs finaux, le tout en réduisant le temps requis pour l’administration du processus de fax
- La simplicité d’opération
- Des économies tangibles causées par la réduction du papier, de l’encre, du toner, des imprimantes, des contrats de maintenance, etc.
- Un plus grand ROI sur les investissements en VoIP actuels
- La réduction de la consommation d’énergie
- La réduction du coût total de possession (TCO)
