Le fax demeure vital à l'ECM ...

Plus de 100 milliards de pages de fax sont transmises dans le monde chaque année1. En effet, une organisation peut faxer des centaines de milliers de factures, de bons de commande et d’autres documents confidentiels et juridiques. Par conséquent, le fax n’est pas près de disparaître. En fait, il est là pour de bon puisqu’il joue un rôle stratégique d’extrême importance dans les nouvelles implantations de réseaux IP.

...pourtant, le fax traditionnel est coûteux et inefficace

Le fait de conserver de nombreux appareils de fax monovalents et de payer pour des lignes téléphoniques analogiques est coûteux et inefficace. Et les coûts des interurbains, de l’électricité, de l’encre, du papier et de la main-d’œuvre – qui effectue des allers-retours aux fax – sont tout aussi inefficaces. Les fax traditionnels sont des documents papier non sécurisés qui stagnent hors de la gestion de contenu (ECM) ou du système de gestion des documents électroniques des entreprises.

Une solution de fax centralisée pour les processus vitaux

XMediusFAX^MC optimise votre réseau IP et vos initiatives en matière de téléphonie IP en routant les fax vers les boîtes de réception de courriel, permettant aux utilisateurs de faxer directement du poste de travail. Tous les fax sont stockés de façon sécurisée sur le serveur XMediusFAX, rendant possibles les processus de flux des documents, de collaboration et d’archivage.

Une solution idéale pour l’ECM et la gestion des documents

Grâce à ses fonctionnalités robustes de traitement et de stockage et à son support à normes ouvertes, XMediusFAX constitue la solution idéale pour vos stratégies d’ECM et de gestion des documents. Puisque XMediusFAX capture les métadonnées de chaque transmission, les fax peuvent être routés automatiquement vers des systèmes de facturation et des applications de flux des travaux, être insérés dans des bases de données et envoyés vers des destinations telles le SharePoint Server de Microsoft.

Des outils de travail électroniques de bureau pour mettre le fax en ligne

XMediusFAX permet aux employés de transmettre facilement et de façon sécurisée des commandes, des registres, des rapports et des documents confidentiels directement à partir des populaires produits Microsoft Office, des applications ERP et CRM, des clients de courriel tels Microsoft Outlook et Lotus Notes, et des navigateurs Web.

La conformité en toute confiance

XMediusFAX possède une valeur inestimable au sein des organisations devant se soumettre à des réglementations telles la norme de sécurité des données Payment Card Industry (PCI), la HIPAA (soins de santé), la Sarbanes-Oxley (finance), le DITSCAP (gouvernement), et l’ACUTA et la FERPA (éducation). Tous vos fax sont tracés, gérés et archivés, ce qui facilite la conformité.

Support des MFP de toute l’industrie

XMediusFAX s’intègre à toutes les imprimantes multifonctions (MFP) et à tous les copieurs numériques T.37 et SMTP. Tous les documents faxés vers une MFP ou à partir d’une MFP sont traités, tracés et stockés par XMediusFAX, et ce, en conformité avec les politiques de conservation des documents.

Traitement puissant des fax

Le support intégré et récompensé de la ROC, du XML, du XSLT et du script Python du XMediusFAX et ses fonctionnalités évoluées de pilote d’impression intègrent le fax de façon transparente dans vos mécanismes d’ECM et de gestion des documents – optimisant ainsi vos processus opérationnels en livrant les fax exactement au moment et à l’endroit où vous en avez besoin.

1. Selon des recherches réalisées par Davidson Consulting.

XMediusFAX et l'ECM

Depuis ses débuts à titre de pionnier du fax sur IP (FoIP) en 2002, XMediusFAX, le leader de l’industrie, livre les fax en temps réel aux postes de travail, optimisant ainsi les fonctionnalités T.38 des réseaux VoIP. En effectuant la transmission des fax par les réseaux IP, cette technologie entièrement logicielle accroît la productivité et intègre le fax aux processus opérationnels électroniques standards, tout en éliminant les inefficacités et les coûts attribuables au fax traditionnel. XMediusFAX constitue une solution idéale pour l’ECM et les stratégies de gestion des documents. En voici quelques raisons :

CAPTURER

• XMediusFAX capture automatiquement l’infor­mation numérique provenant de tous les fax entrants, ce qui optimise les infrastructures de VoIP et accroît la productivité des employés puisque ceux-ci n’ont plus à traiter manuellement des fax papier.
• Le support XML, la ROC et les autres outils intégrés permettent la capture de plus de données et de métadonnées.

GÉRER

• Tous les fax sont traités dans les formats TIFF et PDF, qui sont de grande qualité, ce qui facilite l’accès, la gestion et la manipulation.
• Les fax peuvent être envoyés dans n’importe quel répertoire accompagnés de tous leurs détails (p. ex. l’heure, le nombre de pages, etc.), qui sont regroupés dans un fichier de métadonnées XML.
• De plus, le support XSLT permet aux clients de transformer les données de sortie XML afin d’atteindre leurs objectifs d’affaires personnalisés.

STOCKER ET CONSERVER

• Constitue une base de données de fax SQL (MySQL) à normes ouvertes et hautement extensible qui peut stocker et archiver jusqu’à 16 millions de fax.
• XMediusFAX crée une trace de vérification de tous les fax afin de faciliter la conformité aux règlements et de garantir l’intégrité des communications par fax.

LIVRER

• Le moteur de FoIP n^o 1 pour une livraison et un traitement sécurisés et en temps réel vers les boîtes de réception de courriel, les imprimantes, les dossiers, les systèmes administratifs en aval et les plates-formes ECM ou d’archivage.
• Une livraison rentable des fax puisque XMediusFAX ne nécessite pas de cartes, de lignes téléphoniques ou de matériel tiers : il optimise en effet votre infrastructure de VoIP.