Tracez le flux de vos fax IP avec XTrax

La conformité aux règlements, le fax IP (FoIP) et la gestion des processus d’entreprise motivent la façon dont les organisations transmettent, traitent, archivent et tracent l’information.

Avec des lois telles la Sarbanes-Oxley Act en finance, la HIPAA en santé, la FERPA en éducation et le DITSCAP dans les gouvernements, une technologie telle que celle du XTrax^MC de Sagemcom est votre alliée « pour faxer différemment ».

Le XTrax de Sagemcom vous fournit une véritable trace de vérification. Il s'agit d'un logiciel facile d’utilisation qui simplifie la visualisation, la recherche, le traitement, le balayage par ROC, le routage, l’archivage et la récupération des fax.

Parce qu’il garde des traces de tous les fax reçus et traités, XTrax facilite la conformité aux normes qui gouvernent la sécurité, l’obligation de rendre des comptes et la confidentialité des données institutionnelles ou d’entreprise.

XTrax : son fonctionnement

On installe XTrax comme un client sur chaque station de travail, ou on y accède par un client léger. De plus, on l'utilise conjointement avec le serveur de fax IP T.38 XMediusFAX de Sagemcom et Microsoft SQL Server.

XTrax permet aux administrateurs et aux utilisateurs de tracer et de traiter tous les fax entrants en utilisant les appartenances Active Directory pour gérer les droits.

Exigences pour la base de données : Microsoft SQL Server, versions 2000 et 2003

XTrax permet aux administrateurs de réseaux, aux administrateurs de groupes et au personnel de différents secteurs de l'industrie de tracer et de gérer tous les fax entrants.

1. Les fax entrants sont insérés dans XTrax par le serveur de fax XMediusFAX grâce à une table de routage qui dépose les fax dans les dossiers désignés. Ces dossiers sont :

• Non traités (Les fax sont directement routés par les SDA associées.)
• Traités (Fax traités avec succès.)
• Effacés (Fax non viables.)
  Les administrateurs peuvent attribuer des commentaires aux fax en les marquant d'un drapeau portant une inscription telle que « Urgent », « En attente » ou « Donner suite ».

2. En utilisant le Visualisateur XTrax, on accorde aux utilisateurs des droits pour ouvrir et traiter le contenu d’un dossier de fax dans un flux de travaux. Ces derniers sont ainsi regroupés en « Équipes ». Un dossier de « dépôt » est aussi disponible pour les utilisateurs afin qu’ils transfèrent les fax qui ne leur appartiennent pas, à eux ou à leur équipe, ou qui ne font pas partie de leur flux de travail.
3. Avec le Navigateur XTrax, les utilisateurs peuvent naviguer dans différents dossiers, rechercher des fax nouveaux ou non traités, et consulter la trace de vérification de chaque fax.

XTrax simplifie votre processus de fax

• Visualiser, rechercher, rediriger, réacheminer et effacer des fax.
• Archiver des fax de façon à ce qu'ils soient faciles à récupérer.
• Commenter les fax à l'aide : de commentaires tamponnés, de surligneurs, de marques de crayon et de drapeaux d'action.
• Copier les noms de fichier des fax directement dans le presse-papiers afin de minimiser les erreurs de frappe.
• Sélectionner une zone de l'image du fax pour la ROC, permettant ainsi aux données d'être copiées dans le presse-papiers.
• Après avoir manipulé les fax entrants, réacheminer facilement les fax sous forme de pièces jointes en format TIF en lançant le client SendFAX du XMediusFAX.
• Séparer un document faxé en plusieurs documents avec la fonctionnalité « Split Fax ». Ces derniers pourront ensuite être traités comme des fax indépendants. De plus, les utilisateurs peuvent réassigner la page couverture à chaque nouveau fax résultant.

Administration XTrax

• Tracer et traiter tous les fax entrants en utilisant les appartenances Active Directory pour gérer les droits
• Attribuer des commentaires aux fax en les marquant d'un drapeau portant une inscription telle que « Urgent », « En attente » ou « Donner suite »

Navigateur XTrax

• Rechercher les fax entrants ou déjà traités
• Consulter la trace de vérification de chaque fax

Visualisateur XTrax

• Ouvrir et traiter les fax entrants en tant que parties intégrantes d’un flux de travaux
• Annoter, copier, sélectionner pour la ROC, etc.